Der Kunde zahlt nicht? Eine Schritt-für-Schritt-Forderungsstrategie

Es passiert jedem Freiberufler irgendwann: Die Arbeit ist geliefert, die Rechnung verschickt – und das Geld bleibt einfach… aus. Ihre Reaktion entscheidet darüber, ob Sie in Wochen, in Monaten oder nie bezahlt werden. Das ist die Strategie – der Reihe nach.

Schritt 1: Prüfen, ob die Arbeit wirklich geliefert ist

Bevor Sie eskalieren, stellen Sie sicher, dass auf Ihrer Seite nichts die Zahlung blockiert – Lieferobjekte geliefert, finale Dateien übermittelt, Rechnung korrekt. Kann ein Kunde auf ein fehlendes Lieferobjekt zeigen, ist Ihre „verspätete Zahlung“ tatsächlich eine nicht erfüllte Bedingung. Beheben Sie das zuerst.

Schritt 2: Sofort einen freundlichen Hinweis senden

Kontaktieren Sie den Kunden am Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Die meisten Nichtzahlungen sind Vergesslichkeit, und ein Hinweis am selben Tag fängt sie ab, bevor sie zum Muster wird. Bleiben Sie warm, nennen Sie Rechnung und Zahlungslink und gehen Sie vom Besten aus.

Schritt 3: Einen Zahlungsplan anbieten

Antwortet ein Kunde, dass er nicht vollständig zahlen kann, werden Sie nicht still – verhandeln Sie. Eine Teilzahlung jetzt plus einen Plan für den Rest hält den Cashflow in Bewegung und zeigt auf beiden Seiten guten Willen. Bestätigen Sie den Plan schriftlich und halten Sie Ihre Nachfasstermine ein.

Schritt 4: Formell eskalieren – Verzugszinsen und deutliche Erinnerungen

Ab 14–30 Tagen Überfälligkeit wechseln Sie von freundlich zu formell. Verweisen Sie auf die vereinbarten Bedingungen, wenden Sie den Verzugszins aus Ihrem Vertrag an und setzen Sie eine klare Frist. Ziel ist es nicht, den Kunden zu bestrafen – sondern das Schweigen teurer zu machen als das Bezahlen.

Schritt 5: Das letzte Ultimatum, dann rechtliche Optionen

Nach 30–60 Tagen senden Sie ein letztes Ultimatum mit harter Frist und klar benannten nächsten Schritten. Danach wägen Sie den Betrag gegen die Kosten eines Inkassounternehmens oder einer Klage vor dem Amtsgericht ab. Manchmal ist die beste geschäftliche Entscheidung eine Abschreibung und eine Lehre für künftige Vertragsbedingungen.

Die Strategie wirkt nur, wenn Sie sie nach Plan umsetzen – und genau das fehlt beim manuellen Eintreiben. Freelancer CashFlow führt die ganze Sequenz automatisch aus: freundlicher Hinweis, Nachfass-E-Mails, Verzugszinsen und ein letztes Ultimatum, jeweils im richtigen Abstand, mit vollständigem Verlauf, den Sie in Sekunden einsehen können.