Verzugszinsen auf Rechnungen berechnen (mit Beispielen)

Ein Verzugszins leistet zweierlei: Er entschädigt Sie für die Cashflow-Kosten des Wartens und er schreckt von künftigen verspäteten Zahlungen ab. Die meisten Freiberufler verzichten darauf, weil die Berechnung kompliziert wirkt. Ist sie nicht – es ist eine einfache Formel, die nach Plan angewendet wird.

Die Standardformel für Verzugszinsen

Die in der Freelancer- und Kleinunternehmerpraxis am häufigsten verwendete Struktur ist ein monatlicher Prozentsatz des überfälligen Saldos:

• Monatssatz: 1 %–1,5 % des unbezahlten Saldos, für jeden Monat (oder Monatsteil), in dem er überfällig bleibt.
• Karenzzeit: 3–5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, bevor die Gebühr anfällt – eine um einen Tag verspätete Zahlung wird also nicht sanktioniert.
• Höchstgrenze: ein maximaler Gesamtbetrag (häufig 10 %–20 % der Rechnung), damit die Vertragsstrafe verhältnismäßig und rechtlich vertretbar bleibt.

Durchgerechnetes Beispiel

Rechnungsbetrag: 1.000 €. Verzugszins: 1,5 % pro Monat. Karenzzeit: 3 Tage. Die Rechnung ist 40 Tage überfällig, also wird die Gebühr für 40/30 = 1,33 Monate berechnet. 1,5 % × 1.000 € × 1,33 ≈ 20,00 €. Jetzt fällig insgesamt: 1.020,00 €. Die Rechnung funktioniert in jeder Währung gleich – tauschen Sie nur die Beträge aus.

Regeln für rechtssichere und faire Konditionen

• Weisen Sie die Gebühr schriftlich auf der Rechnung und in Ihrem Vertrag aus, bevor die Arbeit beginnt.
• Wählen Sie einen angemessenen Satz – prüfen Sie Ihre Rechtsordnung, aber 1,5 % monatlich ist eine weithin akzeptierte Norm.
• Deckeln Sie die Gesamtgebühr und nennen Sie die Höchstgrenze immer vorab.
• Wenden Sie die Gebühr konsequent an – oder gar nicht.

Freelancer CashFlow berechnet Verzugszinsen automatisch für Sie – legen Sie Satz, Karenzzeit und Höchstgrenze einmal fest, und jede überfällige Rechnung aktualisiert sich von selbst. Zusammen mit der automatischen 5-Stufen-Eskalation bedeutet das: Verspätete Zahlung ist für Ihre Kunden schlicht kein gutes Geschäft mehr.